Numa altura em que Portugal parece não ter ainda atingido o pico das infecções pelo novo coronavírus e a OCDE prevê um impacto adverso de 0,3 pontos percentuais no cenário para a zona euro em 2020, as empresas que não trabalham digitalmente e não têem acompanhado a evolução das ferramentas de trabalho digital estão a ser forçadas a adoptar ferramentas e modelos do apelidado “workplace of the future”.
Desafiamos todas as empresas portuguesas a enfrentar as tribulações causadas pelo COVID-19, aproveitando para actualizar algumas práticas de trabalho e, desta forma, tornarem-se mais aptas a enfrentar situações semelhantes à que actualmente se faz sentir:
– Priorizar a adopção de soluções que promovem a comunicação e a colaboração remota – home office e workplace modernisation
O trabalho remoto ou teletrabalho está a ser agora amplamente adoptado por empresas em que este não constitui prática corrente. Para que este possa fluir da melhor forma e consiga que os seus colaboradores trabalhem desde casa como se no escritório estivessem é necessária preparação.
Organizações operativamente eficientes e ágeis estão absolutamente preparadas para enfrentar qualquer contingência no que concerne aos seus processos administrativos. Parte do caminho para essa eficiência é concretizada através da otimização interna dos processos.
Por outro lado, aquelas empresas que já executaram a desmaterialização e a centralização de toda a informação produzida pelos seus colaboradores conseguem assegurar a sua utilização simultânea e em diferentes localizações geográficas por múltiplos utilizadores.
Aquelas que ainda não adoptaram soluções do género devem agora priorizar a sua aquisição utilização consciente, isto é, considerando sempre que é necessário um trabalho prévio de otimização dos fluxos de trabalho para que não ocorram ineficiências como duplicação de tarefas e as ferramentas acabem por ser abandonadas.
– Trabalhar em qualidade e não quantidade para mitigar riscos
Diversas empresas pelo país e pela Europa estão a limitar as deslocações tanto nacionais como internacionais realizadas pelos seus colaboradores, como medida de prevenção. Inevitavelmente, face aos acontecimentos provocados pela propagação do COVID-19, alguns colaboradores verão as suas normais rotinas de trabalho comprometidas, assim como seu normal horário de trabalho.
Urge, por isso, ser mais produtivo em menos tempo e a tecnologia constitui um enabler inevitável para atingir este resultado. Soluções de digitalização e mobilidade associadas a aplicações móveis com serviços da empresa, que permitem a submissão de documentos como atestados médicos, ou preenchimento de formulários através do telemóvel, evitam a deslocação do colaborador à organização.
Também as soluções de RPA, robotização de processos, que substituem a ação humana em tarefas que não carecem de competências humanas ampliam a sua utilidade no contexto de uma epidemia, pelo facto, entre outros, de poderem funcionar 24h na execução de tarefas repetitivas. Todas estas soluções estão acessíveis e prontas a serem utilizadas pelas empresas portuguesas.
– Não focar apenas na tecnologia
A construção de uma organização inovadora é um processo dinâmico, cujo sucesso não depende apenas da inovação tecnológica, mas, sobretudo de inovação cultural, implicando um elevado envolvimento dos colaboradores e o exemplo que deve ser dado pelas administrações.
Para assegurar um rápido retorno do investimento devem também ser consideradas a inovação de processos e de dados, pois as pequenas mudanças aportam muitas vezes quick-wins, isto é, ganhos rápidos.
